taller 4

2;) NORMAS TECNICAS PARA EL FUNCIOAMIENTO

DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA



NTC 3369 elaboracion de sobres comerciales

NTC3394 elaboracion de actas administrativas

NTC3393 elaboracion de cartas aministrativas

NTC3397 elaboracion de memorandos

Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A.T., y se radica.

NTC 3588 elaboracion de informes administrativos

NTC4176 elaboracion de sertificados y constancias

Comunicación Interna:Memorando Forma 102-F-036. Plantilla de Word, instalada en todos los equipos de la Entidad. El memorando debe ser utilizado para la correspondencia que se dirija al interior de cada oficina y entre las dependencias de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. desde y para todos los niveles jerárquicos y no requiere la elaboración de sobres. Se enviará a través del correo electrónico, a fin de agilizar el conocimiento de los mismos.

Comunicación Externa:Oficio Forma 102-F-032. Plantilla de Word, instalada en todos los equipos de la Entidad. Se utiliza para la correspondencia que se dirija a las Entidades Oficiales, Gabinete Distrital, Personas Naturales o Jurídicas

Juego de Correspondencia:El juego de correspondencia para todos los casos, está conformado por original y dos copias, con el siguiente destino:Original: Destinatario.1ª Copia: Consecutivo General del C.D.I.2ª Copia

Dependencia responsable.(Código que aparece en la comunicación)Copias extras: Las que anuncie la comunicación.

RadicacionEs el procedimiento mediante el cual se otorga un número de registro consecutivo a una comunicación, es fundamental que se tenga en cuenta que se consideran oficiales las comunicaciones que sean radicadas (Registradas) a través del Centro de Documentación e Información; por lo tanto las dependencias deben abstenerse de recibir o distribuir correspondencia por otro conducto

OFICIAL.Debe abrirse por el funcionario encargado de este proceso de radicación y otorgarle el direccionamiento de acuerdo con el asunto y no por nombre del destinatario.